Практично вся робота, яку люди роблять в офісах, виконується за допомогою магічної програми під назвою Microsoft Excel, при першому погляді на неї може виглядати програма з таблицями і слотами для введення даних, але цього опису недостатньо для реальні можливості цієї програми. Excel може зробити все, від керування обліковими записами офісу до керування даними, необхідними для керування цілою країною, просто потрібно знати, як його використовувати. Тут, в цій статті, згадуються кілька дійсно чудових порад і прийомів Excel, які можуть допомогти багатьом користувачам покращити спосіб, у якому вони використовували Excel до дати.
1. Додавання ярликів до головного меню
Є багато інструментів, які ми завжди хотіли б мати на відстані одного кліка, але в основному ми повинні зробити більше, ніж пару кліків, а також трохи пошуку, щоб дістатися до інструменту, який ми хочемо отримати у використанні. Якщо ми подивимося на лівий верхній кут нашого вікна Excel, ми побачимо невелику піктограму Excel, вздовж якої будуть 3 маленькі піктограми, одна з яких представлятиме Save, а інші 2 будуть скасовані та повторені.
Це ярлики, які забезпечує Excel для нашої легкості, інша річ, яка забезпечує Excel є можливість поставити більше ярликів на цьому місці. Для цього потрібно натиснути на стрілку праворуч від скасування і повторення, що говорить про налаштування панелі швидкого доступу, коли ви наводите на нього курсор.
Натискання на неї дасть вам можливість вибрати інструмент, який ви хочете додати до панелі швидкого доступу (місце у верхній частині ліворуч, де зберегти, скасувати і повторити). Наприклад, якщо натиснути на опцію "Новий", ми отримаємо піктограму для створення нового файлу на нашій панелі інструментів.
2. Додавання діагональних ліній
Ми можемо додати діагональні лінії в наші клітинки простим методом форматування, що дозволяє Excel. Для цього все, що нам потрібно зробити, це вибрати клітинку, в яку ми хочемо додати діагональну лінію, при виборі комірки нам потрібно буде відкрити параметри, клацнувши правою кнопкою миші. У варіантах ми повинні натиснути на опцію Format Cells.
Коли ми натискаємо на опцію Форматировать клітинки, ми побачимо діалогове вікно, в якому потрібно буде натиснути на межі, виділену червоним кольором, у верхній смузі. Потім ми можемо натиснути на іншу виділену опцію, яка показує нам формат діагональної лінії в комірці, є ще один у діалоговому вікні, який можна знайти самостійно.
Натискаючи кнопку ok після вибору діагональної лінії як стилю кордону, буде створена діагональна лінія в комірці, в якій ми мали намір поставити нашу діагональну лінію. Щоб додати текст вище і нижче діагональної лінії, нам потрібно буде ввести щось у клітинку і потім натисніть клавіші Alt + Enter, щоб перейти до наступного рядка, а потім введіть щось ще у другому рядку, який ми повинні мати нижче нашої діагональної лінії. Один приклад тут полягає в тому, що нам потрібно буде подбати про вирівнювання тексту вище і нижче діагональної лінії за допомогою клавіші пробілу.
Всякий раз, коли ми вводимо щось у клітинку у excel, ми завжди можемо розрізати його з одного місця на інше, спочатку клацнувши правою кнопкою миші на клітинку і натиснувши на виріз, а потім вставивши її в іншу клітинку. Інший ефективний спосіб зробити те ж саме, використовуючи метод перетягування. Все, що потрібно зробити для цього, перейдіть на клітинку, яку ви хочете перемістити, і помістіть курсор на кордон цієї комірки, це призведе до появи символу з 4 стрілками у всіх напрямках (цей символ означає, що тепер ви можете вибрати клітинку, а потім перемістити її, де б ви не хотіли).
Якщо ви тепер клацніть на цьому символі і перетягніть курсор в іншу клітинку, натиснувши її, ви побачите, що з курсором щось йде. Так, нарешті, якщо ви перейдете в іншу комірку і відпустіть курсор, ви побачите, що вміст осередків переміститься на нове місце.
Дотепер ми обговорювали, як можна переміщати дані з однієї клітини в іншу, ще однією функцією, яку ми використовуємо досить багато, є функція копіювання. Ми можемо навіть виконати копію за допомогою цього методу перетягування, але для цього нам потрібно натиснути Ctrl, перш ніж натиснути символ, про який ми говорили в тексті вище. Це призведе до появи нового символу, як показано на малюнку нижче. Після цього можна утримувати клавішу Ctrl, а потім спробувати перетягнути клітинку в інше місце, ви побачите, що цей метод копіює вміст комірки замість переміщення.
4. Обмеження введення
Що станеться, якщо ми хочемо, щоб у нашому аркуші містився лише певний набір значень, а значення даних, що надходили за межі нашого передбаченого діапазону? Це багато разів під час роботи над проектами, і це викликає проблеми з кінцевими результатами, які ми маємо намір отримати. Для того, щоб переконатися, що додано лише певний набір значень, ми скористаємося перевіркою даних. Що це робить, це дозволяє нам обмежувати діапазон і тип даних, які ми приймаємо в якості вхідних даних для нашої системи.
Для використання функції перевірки даних потрібно вибрати комірки, в яких має бути впроваджене обмеження, тоді на верхній смузі ми повинні натиснути на дані.
Після натискання даних ми повинні натиснути кнопку Перевірка даних, як показано на зображенні. Це призведе до діалогового вікна, в якому ми можемо встановити значення, які ми хочемо для нашої системи. Потім нам потрібно буде вибрати тип вхідних даних, який ми хотіли б дозволити у вибраних осередках, натиснувши на опцію в діалоговому вікні.
Наприклад, якщо ми виберемо цілі числа, то нам буде запропоновано вибрати діапазон цілих чисел, які ми хотіли б дозволити. Для цього ми могли б лише вводити дані в згаданому діапазоні. Взявши приклад, ми приймаємо діапазон від 12 до 111.
У наведеному нами прикладі можна побачити, що при введенні значення за межами цього діапазону, тобто 222, ми отримуємо помилку, що значення є недійсним, а користувач розмістив обмеження на значення, які можна ввести у цій комірці.
5. Отримання додаткової статистики в барі на дні
Всякий раз, коли ми використовуємо Excel, щоб вводити дані в наші таблиці у вигляді чисел, ми бачимо певну статистику або вид резюме в рядку стану нижче, як правило, вона буде нести середнє, кількість і сума даних, які ми вибираємо в будь-якому даному момент часу.
Excel дає нам певні додаткові параметри резюме, які ми отримуємо в рядку стану, щоб скористатися ним максимально, це можна зробити, клацнувши правою кнопкою миші в рядку стану, після натискання правої кнопки миші на рядку стану, безліч варіантів, серед яких будуть додаткові опції, які надає Excel для резюме даних, які ми вибрали. Ми можемо вибрати середній, граф, числове число, мінімум, максимум і сума. На зображенні ми бачимо, як виглядає наша смужка стану, коли ми вибираємо перегляд більшості доступних нам варіантів.
6. Перетворення справи (верхній регістр, нижній регістр) тексту
Існує невелика функція, яку ми можемо використовувати для перетворення випадку нашого тексту, функція досить проста у використанні, для цього потрібно лише ввести " UPPER (text / cell) " для верхнього регістру, " Нижня (текст / клітина) " для нижнього регістру і, нарешті, " Власне (текст / клітина) " для створення першої літери слова капітал. Його використання можна побачити на зображеннях нижче, з клітинками, що показують верхній, нижній і правильне використання разом з кінцевим виходом, який вони досягають від нього.
7. Упорядкування тексту з різних комірок за допомогою "&"
Ми можемо додати текст з різних комірок до однієї клітини, просто використовуючи "&", для цього все, що нам потрібно зробити, це почати писати в комірці з '=', а потім натискати на клітинки один за одним, які ми повинні додати Наші нові клітинки, ми також повинні додати '&' після того, як ми натискаємо на кожну клітинку, яка буде додана, оскільки вона додасть назву клітинки, яку ми натиснули. Таким чином, він буде виглядати приблизно так, як на зображенні нижче.
8. Додавання декількох рядків або стовпців одночасно
Ми всі знаємо, як додати рядок або стовпець до нашого документа Excel, але те, що нам також потрібно зрозуміти, це те, як ми можемо реально додати кілька рядків або стовпців одночасно замість додавання стовпців або рядків за раз, а потім повторюючи процес знову і знову.
Для цього спочатку нам потрібно буде вибрати кількість рядків, які ми хотіли б додати, наприклад, якщо нам потрібно додати 4 нові рядки до вже існуючої таблиці, тоді виберемо 4 рядки (нижче / вище яких ми повинні додати рядки), а потім клацнути правою кнопкою миші і натиснути на вставку. Він відкриє невелике діалогове вікно, яке дозволить нам вибрати, які саме дії потрібно виконати на вибраних рядках / стовпцях.
Якщо натиснути весь рядок у діалоговому вікні, то в таблицю буде додано 3 рядки. Ви можете зіграти з діалоговим вікном вставки, щоб побачити, які інші опції мають для вас.
9. Використання автоматичного виправлення
Якщо ви страждаєте від звички використовувати SMS або іншими словами короткою мовою рук скрізь, де ви вводите, або якщо у вас погана історія написання орфографічних помилок для деяких конкретних слів, то ви можете використовувати функцію автоматичного виправлення MS Excel зручність. Для його використання потрібно спочатку перейти до меню " Файл"> "Параметри"> "Перевірка"> " Параметри автовиправлення" . Тут ви побачите діалогове вікно, яке дозволить вам ввести текст, який буде замінено текстом, який ви хочете замінити. Ви можете додати будь-які слова, які ви неправильно написали, наприклад, я можу поставити 'frnz' як слово, яке буде замінено словом 'friends', і кожен раз, коли я використовую неправильне написання (frnz), autocorrect буде виправити мене (шляхом розміщення друзів на своєму місці).
10. Витяг даних веб-сторінки за допомогою даних-> З Інтернету
Ви коли-небудь замислювалися, як це відчувати, щоб витягти дані прямо з веб-сайту, скажімо, ви бачите веб-сайт, і ви хочете проаналізувати ту чи іншу річ з даних, наявних на цій конкретній веб-сторінці. Наприклад, якщо ми розмістимо веб-сайт з деякими іменами викладачів і перейдемо до перетворення цієї веб-сторінки безпосередньо в дані Excel, використовуючи онлайн-інструмент, подібний до цього, ми отримаємо таблицю з деякими перетвореними даними і, нарешті, можемо завантажити її як файл .csv, який можна переглянути на excel, у даних, які ми маємо на зображенні нижче, ми можемо переглянути всі дані, які ми мали на сайті, у добре організованій та табличній формі.
Ця методика також може бути використана для сторінок з величезними обсягами даних, які ми потім легко аналізуємо на excel.
11. Створення гістограми даних з використанням аналізу даних
Для створення гістограми нам перш за все потрібно додати надбудову до нашого Excel. Для цього спочатку потрібно перейти до Файл> Опції> Надбудови . Як тільки ми побачимо вікно / параметри надбудов, ми повинні переконатися, що надбудови Excel вибрано в опції Керування біля нижнього кінця діалогового вікна параметрів. Там, як тільки ми вибираємо надбудови Excel, нам потрібно буде вибрати перейти, щоб отримати діалогове вікно для надбудов. У цьому діалоговому вікні нам потрібно перевірити Analysis ToolPak і натиснути OK.
Як тільки ми виконаємо вищезазначені передумови, нам потрібно перейти до опції "Аналіз даних" у розділі "Аналіз" у розділі Дані . Натиснувши на неї, відкриється діалогове вікно з назвою Аналіз даних. У цьому діалоговому вікні нам потрібно вибрати гістограму та натиснути OK. Потім буде запропоновано поставити вхідний діапазон даних, на основі якого ми хочемо створити нашу гістограму. Потім ми можемо вибрати відповідні параметри для створення гістограми, яку ми хочемо створити.
12. Умовне форматування
Умовне форматування є потужним інструментом, який включає в себе, як випливає з назви, умовне форматування клітинок на певних умовах, наприклад, якщо ми повинні були виділити студентів, які не пройшли іспит у класі з червоним, то ми будемо використовувати умовний форматування.
Для цього нам потрібно буде вибрати клітинки для форматування, а потім натиснути на параметр умовного форматування, а потім натиснути на нове правило, щоб зробити нове правило реалізованим на наших даних. У наведеному нижче прикладі всі числа з позначками від 0 до 40 будуть позначені червоним кольором.
13. Використання ручки заповнення для копіювання форматування (розширене форматування)
Ручка заповнення - це інструмент, який показує нам, наскільки добре зроблено програмне забезпечення з ім'ям excel, це один з найпростіших у використанні інструментів у excel; Досі така робота є набагато більше, ніж багато складних інструментів, які ми маємо. Уявіть собі, як би ви відчували, якби вам сказали, що вам просто потрібно відформатувати одну або дві клітини, а всі інші клітини опікуються лише клацанням і перетягуванням. Що він робить, це те, що він шукає зразок у клітинах, а потім, коли ви перетягуєте його, він заповнює значення, які він вважає за потрібне.
Для використання ручки заповнення потрібно перейти в нижній правий кут клітинки або вибрані клітинки, і ви побачите твердий '+'. Якщо ви тримаєте його і перетягуєте, ви побачите, що магія відбувається.
Нижче наведено кілька варіантів, дозволених при форматуванні за допомогою ручки заповнення.
На нижченаведених зображеннях можна побачити параметри, які ви отримуєте після заповнення певних клітин за допомогою ручки заповнення; параметри: Копіювати комірки, Серія заповнення, Лише форматування і заповнити без форматування. Ви можете побачити, що роблять останні 3 варіанти з зображень, що супроводжують цю точку.
14. Наявність реальної перекладеної копії таблиці
Ми знаємо, як отримати транспоновану копію наших даних, якщо деякі з вас не хвилюються, вам потрібно скопіювати дані, які ви хочете перенести, а потім, вставивши, шукати параметри вставки і потім клацнути на транспонування, Ви отримаєте транспоновану версію. Це звичайна звичайна операція копіювання та вставлення лише створить фіксовану транспоновану версію вихідної таблиці.
Щоб зробити живу трансляційну версію ваших даних, потрібно зробити трохи більше, ніж просто скопіювати та вставити. Для цього перш за все потрібно побачити, скільки рядків і стовпців у вас є, а потім вибрати транспоновану версію багатьох стовпців і рядків. Наприклад, на малюнках нижче можна побачити дані, які потрібно скопіювати, мають 9 рядків і 2 стовпці, а також область, яку ми вибираємо після цього, має 9 стовпців і 2 рядки.
Після вибору цих нових стовпців і рядків потрібно ввести = Transpose ("координати верхнього лівого кута комірок даних": "Координати нижнього правого кута комірок даних"), на зображенні нижче трапляються a1 і b9, тому рівняння, яке потрібно ввести, стає '= Transpose (A1: B9)', після введення цього рівняння потрібно натиснути ' Shift + Ctrl + Enter ', і ви побачите, як відбувається магія .
Таким чином, створюється нова транспонована таблиця, але вона є копією оригіналу в реальному часі, тобто якщо ви внесли будь-які зміни до початкової, то в цій таблиці також будуть зміни . Як видно з зображень нижче, коли дані в B6 змінюються, дані в L10 автоматично змінюються. Невеликий компроміс полягає в тому, що ви не можете скопіювати формат, який мали дані в оригінальній таблиці, і це цілком очевидно з того факту, що 2 жовті клітинки не мали жовтого кольору до перенесених копій.
15. Введення Sparkline Microcharts
Мікрокарти Sparkline - це невеликі графіки або діаграми, які можна розмістити в клітині. Вони були введені в MS Word 2010 і можуть значно підвищити можливість перегляду наших даних Excel. Щоб створити один, потрібно спочатку вибрати дані, з яких ви бажаєте створити спарклайн, а потім перейти до вкладки Вставка> Лінія .
Там вам буде запропоновано ввести розташування цільової діаграми спарк-ліній. Після того, як ви ввійдете до місця призначення, ви матимете прекрасну діаграму спарклінгу.
Ми сподіваємося, що ця стаття допомогла вам дізнатися деякі дійсно чудові трюки Excel, про які ви не знали. Якщо у вас є запит, не соромтеся запитати в розділі коментарів.
