19 чудових трюків Gmail Кожен повинен знати

• 2019

Gmail є одним з найпопулярніших постачальників послуг електронної пошти, доступних на всесвітній павутині. Це, безумовно, став провайдером послуг електронної пошти, залишаючи позаду інших гігантів електронної пошти, як Yahoo! і перспективи в гонці. Gmail, який є однією з найпростіших і найпростіших служб електронної пошти, не означає, що він не має жодних додаткових функцій. Є багато дивовижних особливостей, які приховані в простому вигляді. Якщо ви хочете покращити свій досвід Gmail, ви обов'язково повинні вивчити всі дивовижні приховані функції, які може запропонувати служба. Ми пропонуємо вам 19 приємних трюків Gmail, які, безумовно, полегшать роботу електронної пошти при використанні Gmail.

1. Увімкніть індивідуальні індикатори рівня

Якщо ви хочете дізнатися, чи було надіслано електронну пошту лише вам, групі людей або повний список розсилки, тоді вам потрібно увімкнути функцію індивідуального рівня індивідуума в обліковому записі Gmail. Щоб увімкнути індикатор персонального рівня, виконайте наведені нижче дії.

• Натисніть значок шестерні у верхньому правому куті та виберіть "Налаштування".
• На вкладці Загальні прокрутіть вниз, щоб знайти індикатори персонального рівня.
• Натисніть Показати індикатори, щоб увімкнути функцію облікового запису.

(>) Одинарна стрілка означає, що повідомлення було надіслано вам та групі інших людей. (>>) Подвійна стрілка означає, що повідомлення було надіслано лише на вашу адресу електронної пошти. Ніяка стрілка не означає, що повідомлення було надіслано до списку розсилки.

2. Скасувати надіслані повідомлення

Це одна з найдивовижніших функцій, які Google представила для облікових записів Gmail. Тепер ви можете скасувати надсилання в Gmail. Це означає, що після відправки електронного листа ви можете фактично скасувати його, щоб одержувач не отримав вашу електронну пошту взагалі. Це дуже зручно, коли ви надсилаєте електронну пошту неправильній особі або коли ви робите помилку в електронній пошті і хочете виправити її. Увімкнення цієї функції може позбавити вас від будь-яких помилок. Скасувати надсилання дає вам до 30 секунд для скасування надісланого листа. Щоб увімкнути функцію скасування відправлення в Gmail, виконайте наведені нижче дії.

• Натисніть піктограму шестерні та перейдіть у меню Налаштування.
• На вкладці Загальні знайдіть функцію скасування надсилання та ввімкніть її.
• Ви також можете вибрати період скасування, який вам підходить.
• Збережіть зміни, щоб увімкнути цю функцію в Gmail.

3. Додайте електронні листи до завдань

Іноді вам просто не хочеться відповідати на електронні листи відразу. Якщо це так з вами, то вам потрібно переконатися, що ви відповідаєте на повідомлення електронної пошти протягом потрібного часу, інакше ви ризикуєте ніколи не відповідати на електронну пошту взагалі. Вам не потрібен будильник, щоб нагадати вам, що електронна пошта вимагає вашої уваги. Ви можете додати повідомлення електронної пошти до завдань, які регулярно нагадуватимуть вам про всі листи, що містяться у вашому списку завдань. Щоб додати електронний лист до списку завдань, виконайте наведені нижче дії.

• Виберіть будь-яку електронну пошту (або декілька листів).
• Натисніть кнопку "Додатково" зверху.
• Натисніть "Додати до завдань", і ваші листи будуть додані до списку завдань.
• Щоб перевірити список завдань, у спадному верхньому лівому куті натисніть спадне меню "Gmail" і виберіть "Завдання", щоб відкрити список.

4. Прочитайте Gmail в автономному режимі

Скільки разів ви хотіли читати ваші листи, навіть якщо у вас немає активного підключення до Інтернету? Якщо ви бажали для цього в багатьох випадках, то ви будете раді дізнатися, що ви можете прочитати всі ваші листи в автономному режимі. Все, що потрібно зробити, це встановити розширення Gmail Offline у ​​Google Chrome, і ви можете почати читати всі ваші електронні листи в автономному режимі. Щоб встановити та ввімкнути Gmail в режимі офлайн, виконайте наведені нижче дії.

• Перейдіть у меню Налаштування та натисніть вкладку Офлайн.
• Натисніть кнопку Встановити Gmail в автономному режимі і дайте йому встановити.
• Після інсталяції дозвольте синхронізувати всі ваші електронні листи для перегляду в режимі офлайн, і всі налаштовані на Gmail в автономному режимі.

5. Імпортуйте пошту та контакти з інших облікових записів

Якщо ви хочете використовувати тільки один обліковий запис Gmail для всіх ваших потреб електронної пошти, тоді ви будете здивовані, дізнавшись, що ви можете фактично відкинути всі інші облікові записи електронної пошти на користь Gmail. Ви також можете імпортувати всі електронні листи та контакти з інших облікових записів, перш ніж їх вилучити. Щоб імпортувати пошту та контакти, виконайте наведені нижче дії.

• Перейдіть до меню Налаштування> Облікові записи та імпорт
• Натисніть Імпортувати пошту та контакти
• Дотримуйтесь інструкцій для різних постачальників послуг електронної пошти
• Насолоджуйтеся всіма листами та контактами в одному місці

6. Очищення довше відповідей

Коли ви продовжуєте надсилати та отримувати електронні листи в одному потоці, то відповіді швидко стануть досить брудними. Більш довгий потік відповідей може бути дуже дратівливим, коли ви хочете знайти певний відповідь і цитувати його. Однак у Gmail є нова функція, яка дозволяє вибирати конкретні речення та цитувати їх у відповіді замість всієї електронної пошти. Просто виділіть текст, на який ви звертаєтесь, і натисніть відповідь, щоб надіслати електронний лист із цитованим текстом. Щоб увімкнути функцію "Виділення виділеного тексту", виконайте наведені нижче дії.

• Перейдіть у меню Налаштування> Лабораторії
• Увімкнути розміщення вибраного тексту, натиснувши його
• Збережіть зміни, і ви закінчили.

7. Консервовані відповіді Зробіть це легше відповісти швидко

Якщо ви відправляєте ту ж саму електронну пошту знову і знову, тоді ви не повинні робити це вручну. Gmail має чудову функцію під назвою "Canned Responses", яка дозволяє додавати власні шаблони електронної пошти до бібліотеки та надсилати їх будь-кому одним клацанням. Вам не доведеться писати ті ж самі електронні листи знову і знову, коли ви можете просто надіслати його одним клацанням миші.

• Перейдіть у меню Налаштування> Лабораторії
• Увімкніть "Консервовані відповіді", натиснувши її.
• Збережіть зміни.

Під час створення повідомлення електронної пошти просто натисніть кнопку "Додаткові параметри" та виберіть бажану відповідь. Ви також можете налаштувати фільтри для надсилання автоматичних відповідей.

8. Надішліть електронний лист з інших адрес електронної пошти

Завдяки цьому трюку Gmail ви також можете надсилати електронні листи з кількох інших облікових записів електронної пошти безпосередньо з Gmail без необхідності індивідуального відкриття інших служб електронної пошти. Щоб увімкнути цю функцію, виконайте наведені нижче дії.

• Перейдіть у меню Налаштування> Облікові записи та імпорт
• Натисніть "Додати іншу адресу електронної пошти"
• Додайте свою адресу електронної пошти, і ви зможете надсилати електронну пошту також за новою адресою.

9. Розклад і відстеження електронних листів

Це має бути вбудована функція в Gmail, але, на жаль, це не так. Тим не менш, ви можете встановити дивовижний додаток "Бумеранг", щоб допомогти вам запланувати електронні листи, а також відстежувати ваші електронні листи. Ви можете запланувати свою електронну пошту, і Boomerang надішле її точно на вказану дату та час.

Ви також можете запитувати чеки, що означає, що ви отримаєте сповіщення, коли електронна пошта буде відкрита і прочитана одержувачем Після встановлення ви отримаєте кнопку "Надіслати пізніше", щоб запланувати повідомлення електронної пошти, а також кнопку "отримання квитанції та кліки доріжки", щоб дізнатися якщо ваші листи були прочитані або відкриті.

Ви також можете використовувати SideKick від Hubspot для відстеження відкритих повідомлень електронної пошти.

10. Увімкніть кнопку "Надіслати та архівувати"

Якщо ви хочете розблокувати папку "Вхідні" та архівувати всі повідомлення, на які ви вже відповіли, вам слід увімкнути функцію "Надіслати та архівувати" в Gmail. Це призведе до переміщення всіх листів, на які ви відповіли, до архівів. Зберігає вашу поштову скриньку чистою.

• Перейдіть до Налаштування> Загальні
• Натисніть "Показувати кнопку" Надіслати і архівувати в відповідях "
• Збережіть зміни.

11. Розширений пошук

Якщо ви хочете шукати щось певне в папці "Вхідні" Gmail, ви можете скористатися функцією розширеного пошуку. Просто натисніть сіру стрілку вниз перед полем пошуку і відкриється нове меню з розширеними функціями пошуку. Тепер ви можете шукати певні листи, включивши ключові слова в поля. Є інші ключові слова для пошуку, які допоможуть вам звузити пошук.

• Для пошуку по електронній пошті з ключового слова 1 або ключового слова 2 можна ввести ключове слово 1 або ключове слово 2 у полі пошуку. Наприклад: від: Dilawar OR від: Devinder . Він надасть вам всі листи та вміст, які відповідають вашим ключовим словам.

• " Has: Attachment " відображає всі листи, які мають вкладення. Ви можете додатково звузити цей пошук, додавши іншу адресу електронної пошти, щоб знайти всі їхні електронні листи з вкладеними файлами, наприклад : has: attachment from: [email protected] . Це призведе до всіх листів від Dilawar, які мають вкладення.

Є багато інших ключових слів, які можна додати до своїх пошуків, щоб звузити їх і визначити конкретну електронну пошту, яку ви шукаєте. Докладніше про всі ключові слова тут .

12. Додайте красиві теми до папки "Вхідні"

Якщо просто змінити відчуття папки "Вхідні" недостатньо, можна також змінити повну тему вхідних повідомлень Gmail. Натисніть піктограму шестерні, а потім виберіть Теми. Ви можете вибрати з сотень прекрасних тем або завантажити власну фотографію і використовувати її як тему вхідних повідомлень.

13. Використовуйте сполучення клавіш для збереження часу

Ви можете заощадити багато часу, використовуючи сполучення клавіш у Gmail, щоб зробити все швидше та простіше. Натисніть Shift +? щоб відкрити спливаюче вікно з усіма комбінаціями клавіш і клацніть Увімкнути, щоб використовувати всі ці комбінації клавіш у папці "Вхідні" Gmail.

14. Ікона автентифікації перевірених відправників

Багато аферистів і спамерів намагаються відправляти електронні листи, підробляючи авторитетними джерелами. Якщо ви хочете переконатися, що ваші електронні листи фактично з автентичних джерел, то включіть "Ікона автентифікації для перевірених відправників". Перейдіть у меню Налаштування> Лабораторії та ввімкніть цю функцію для папки "Вхідні" Gmail.

1 5. Остання активність облікового запису

Якщо ви підозрюєте, що хтось може мати доступ до вашого облікового запису та читати ваші електронні листи, ви можете легко перевірити діяльність вашого облікового запису, щоб дізнатися, чи хтось інший користується вашим обліковим записом без вашого відома. Прокрутіть вниз на головній сторінці, і ви знайдете " Остання активність облікового запису: х хвилин тому ", натисніть кнопку " Деталі ", щоб відкрити нове спливаюче вікно, в якому ви зможете побачити кожен IP і пристрій, який був використаний для доступу до вашого облікового запису. Також можна вийти з усіх інших пристроїв у цьому вікні.

16. Отримати електронні листи, що займають додатковий простір

Якщо у вас недостатньо місця для зберігання Gmail і не хочете інвестувати в додаткове сховище, ви можете повернути частину свого місця для зберігання, видаливши електронні листи з більшими вкладеннями. Ви можете ініціювати пошук " має: розмір вкладення: 5 Мб", щоб знайти всі повідомлення, що мають вкладення розміром 5 Мб або більше. Можна масово видалити всі ці повідомлення електронної пошти, щоб заощадити місце для зберігання в обліковому записі.

17. Увімкнути автовідповідач відпустки

Коли ви знаходитесь поза містом або не маєте доступу до Інтернету з будь-якої причини, ви можете ввімкнути функцію автоматичного відповіді в Gmail, щоб відповісти на всі повідомлення електронної пошти за допомогою простого шаблону, вказаного вами. Щоб увімкнути автовідповідач відпустки, виконайте наведені нижче дії.

• Перейдіть у меню Налаштування> Загальні
• Прокрутіть вниз, щоб знайти автовідповідач відпустки та увімкніть його
• Вставте своє персональне повідомлення електронної пошти, яке буде надіслано всім вхідним повідомленням як відповідь.
• Збережіть зміни, і ви закінчили.

18. Дозволити іншим користуватися вашим обліковим записом Gmail

Коли ви занадто зайняті, щоб перевіряти електронну пошту та відповідати на них, ви можете дозволити іншим людям отримати доступ до вашого облікового запису та виконати ці завдання, не надаючи їм своїх особистих даних (пароль). У Gmail можна додати інші облікові записи електронної пошти, щоб вони могли читати всі ваші електронні листи та відповідати від вашого імені. Цей трюк Gmail стає дуже зручним, коли ви занадто зайняті, щоб перевірити папку "Вхідні".

• Перейдіть до меню Налаштування> Облікові записи та імпорт
• Натисніть "Додати інший обліковий запис" поруч із пунктом "Надати доступ до свого облікового запису"
• Щоб додати інший обліковий запис і надати йому доступ до Gmail, виконайте вказані нижче дії.

19. Злиття Gmail

Якщо ви хочете надіслати одне й те саме повідомлення всім одержувачам, а також хочете надати йому персональний дотик, звертаючись до кожного одержувача з ім'ям прізвища та прізвища, ви повинні зробити це вручну. Тим не менш, ви можете використовувати ще одне злиття для надсилання персоналізованих повідомлень електронною поштою всім одержувачам автоматично. Все, що потрібно зробити, - створити таблицю в Таблицях Google із префіксом, ім'ям, прізвищем та адресою електронної пошти одержувачів, і це дивовижне розширення автоматично персоналізує вашу електронну пошту для кожної особи, отримуючи дані з Google Таблиць.

Ми сподіваємося, що всі ці чудові трюки gmail допоможуть вам покращити свій досвід і отримати максимальну віддачу від папки "Вхідні". Повідомте нас, якщо у вас є якісь додаткові хитрощі для Gmail. Поділіться ними в розділі коментарів.