Немає жодного сумніву в тому, що електронна пошта змінила спосіб спілкування один з одним. І хоча люди можуть частіше віддавати перевагу речам, таким як соціальні мережі та програми для миттєвого обміну повідомленнями для спілкування з друзями в ці дні, правда залишається, що коли справа доходить до належного спілкування, електронна пошта як і раніше є кращим носієм.
Від університетів до глобальних корпорацій і від студентів до керівників, електронна пошта використовується майже скрізь і всіма. Тим не менш, майже всі з нас мають кілька адрес електронної пошти, з одним або (більше) з багатьох постачальників електронної пошти. Але справжнє питання полягає в тому, ми підтверджуємо протокол (-и) належного використання електронної пошти?
Якщо ви не впевнені у відповіді, то ця стаття, підкреслюючи основні етикетки електронної пошти, які кожна людина має дотримуватися, для вас. Таким чином, без подальшої суєти, вони йдуть.
Основні електронні етикети
1. Використовуйте професійну електронну адресу
Вашу адресу електронної пошти часто вважають ознакою вашої особистості. З цієї причини важливо мати професійну адресу електронної пошти, як правило, з вашими першими і прізвищами, що складають частину "ім'я користувача" . Це ще більш важливо, якщо ви збираєтеся використовувати адресу електронної пошти для професійного спілкування (наприклад, надсилання резюме рекрутерам, надання зразків роботи клієнтам).
Якщо ім'я користувача не є доступним, ви можете додати номер за вашим вибором (наприклад, дату народження), щоб отримати його . Щоб навести кілька прикладів, [захищена електронною поштою] або [захищена електронною поштою] можна вважати хорошим вибором. З іншого боку, використовуйте щось на зразок [захищена електронною поштою] або [захищена електронна пошта], і ви можете бути впевнені, що ваші електронні листи навіть не будуть відкриті одержувачами.
Порада: якомога більше використовуйте окрему адресу електронної пошти для всіх ваших професійних потреб. І якщо ви не заперечуєте обстріл з декількох доларів, то краще йти за розміщеною електронною поштою з власним доменом.
2. Завжди вказуйте предмет і тримайте його чітким і лаконічним
Лінія теми є однією з найважливіших компонентів електронної пошти, оскільки вона негайно надає одержувачу уявлення про інформацію, включену в електронну пошту . Ось чому всі ваші електронні листи повинні мати тему, навіть якщо вміст не настільки важливий. Залишивши порожній предметний рядок, сприймається як недбалість з боку відправника.
Ще важливіше те, що тема повинна бути лаконічною і доречною, тому одержувач може розібратися з вмістом електронної пошти якомога швидше. Кілька прикладів - це доповідь Проекту , опитування про ефективність - ранні відповіді , і такі речі.
3. Використовуйте стандартні шрифти і мінімальне форматування
Незалежно від того, наскільки ви любите ці фантазії шрифти у вас на вашому комп'ютері, вони абсолютно не-ні, коли справа доходить до складання електронної пошти. Це пов'язано з тим, що якщо ви використовуєте нестандартний шрифт і він не встановлений на комп'ютері одержувача, текст електронної пошти не відображатиметься за призначенням . З цієї причини більшість служб електронної пошти мають лише декілька стандартних шрифтів із зарубками та без зарубок (наприклад, Times New Roman, Arial), доступних для створення електронної пошти. І ви повинні дотримуватися їх.
Крім того, тримайте форматування в електронній пошті якомога менше. Якщо вам не потрібно підкреслити певний розділ, рядок тощо в вмісті електронної пошти, утримуйтеся від використання світлих тонів і кольорів для тексту . Справді , колір тексту електронної пошти має бути лише чорним, оскільки він є найбільш чітким.
4. Уникайте помилок, неправильного використання граматики та помилок пунктуації
Хоча не всі є граматика нацистської, і це не злочинець, щоб мати ненавмисні друкарські помилки або два в ваших електронних листів, неправильне використання мови, структури речення і т.д., як правило, дає одержувачу (ію) негативне враження. Тому надзвичайно важливо, щоб ви перевірили тему листа, тіло і всі інші текстові елементи електронної пошти для будь-яких ненавмисних граматичних і пунктуаційних помилок (і виправте їх, якщо знайдете), перш ніж натиснути кнопку "Надіслати".
Більше того, ви ніколи не повинні використовувати декілька знаків пунктуації (наприклад, !!!) у ваших листах. Те ж саме стосується сленгових слів (наприклад, LMAO), популярних скорочень (наприклад, Gotcha!) І смайликів. Всі ці речі виглядають дуже незрілими і непрофесійними, і краще всього залишати для соціальних мереж і миттєвих чатів.
Порада: Завжди піклуйтеся про те, як ви набираєте слова, речення тощо у ваших листах. Електронна пошта (або будь-що інше) ніколи не повинна бути складена у ВСІХ КАРТКАХ, оскільки вона вважається Інтернет-еквівалентом криків.
5. Дайте вкладені описові назви
Частіше за все, ми повинні відправляти / отримувати декілька файлів як вкладення з нашими електронними листами. Хоча це дуже необхідно, нічого не може бути гірше, ніж отримання електронної пошти, яка завантажується з численними випадковими іменованими файлами (наприклад, 022325kjsdgbs.pdf, oldverfileplcheck.doc), які не мають ніякого сенсу. Отже, кожного разу, коли ви надсилаєте вкладення електронною поштою, перейменовуйте їх з деякими описовими іменами файлів, щоб одержувач одразу знав їхній вміст, не маючи потреби відкривати їх. Наприклад, якщо ви відправляєте своє резюме потенційному роботодавцю, назвіть його ім'ям, як CurrentResume_JohnDoe . Простий і легкий.
Крім того, якщо ви плануєте надсилати велику кількість (наприклад, 20) вкладень з електронною поштою, то краще спочатку поєднати їх у архіві Zipped . Для ще більшої наочності, ви можете окремо згадати деталі, такі як кількість вкладень, загальний розмір архіву і т.д.
6. Завжди включайте підпис
Підпис необхідний для належного закриття або закінчення основного тексту електронної пошти . Але що більш важливо, воно також надає "автентичність" електронній пошті та її змісту . Таким чином, всі ваші електронні листи повинні мати свій підпис в них. Просто створіть та збережіть підпис у налаштуваннях електронної пошти, і він буде автоматично доданий в кінці кожного електронного листа.
Говорячи про те, що повинно бути включене в підпис, це те, що ви повинні вирішити, оскільки він варіюється від однієї людини до іншої. При цьому, як правило, ви можете включити контактну інформацію (наприклад, офіційний номер, додаткову електронну пошту), а також посилання на соціальні профілі . Коротко кажучи, підпис має служити вашою цифровою контактною карткою. Але не перевантажуйте його занадто багато непотрібної інформації.
7. Підтвердьте отримання електронних листів
Сучасна електронна пошта просунулася настільки, що після натискання кнопки "Надіслати" ви можете бути на 200% впевнені, що вона потрапить у папку "Вхідні" одержувача, секунду або дві пізніше. Однак, як і з будь-якою технологією, електронна пошта може (а іноді і робить) страждати від простоїв . Таким чином, як тільки ви отримаєте повідомлення електронної пошти (особливо якщо це важливо), підтвердьте його отримання, відповівши відправнику невеликим повідомленням.
Незважаючи на те, що неможливо визнати кожну отриману електронну пошту, слід спробувати зробити це. Що більш важливо, ви повинні визнати електронною поштою, яка помилково надіслана вам, оскільки відправник може очікувати відповіді з іншої сторони. Це допоможе відправнику дізнатися про цю помилку, а також збереже справжній одержувач повідомлення електронної пошти.
8. Використовуйте відповідні привітання
Коли ви розмовляєте з людьми, або навіть по телефону, ми завжди починаємо з їх вітання. І це ж правило справедливо і для електронних листів, тому ваші електронні листи завжди повинні мати належні привітання для одержувачів. Залежно від того, ким ви відправляєте електронну пошту, вітання може бути формальним (наприклад, Шановний пан Джонсон, професор Келлер), або неформальний (Привіт Адам, Привіт Дженна) . Аналогічним чином, закінчення (наприклад, Привітання, Щиро) має мати той самий основний тон, як і початок вітання, а також загальне повідомлення.
Варто зауважити, що ви повинні утримуватися від використання надзвичайно неформальних і повсякденних привітання (наприклад, Що таке?) В електронних листах . Само собою зрозуміло, що це вважається досить непрофесійним.
9. Не використовуйте команду Reply All кожного разу
Іноді ви отримуєте електронний лист, який також надсилається кільком іншим одержувачам (наприклад, важливе повідомлення в компанії). Але, відповідаючи на такі повідомлення, ви швидко використовуєте опцію "Відповісти всім" . Це не тільки надсилає відповідь на початкового відправника, але й на всіх, хто отримав електронну пошту, незалежно від того, чи відповідає відповідь на них . Це ідеальний спосіб засмічення вхідних повідомлень одержувачів.
З цієї причини будьте обережні, відповідаючи на листи з кількома одержувачами, і скористайтеся опцією "Відповісти" . Тільки тоді, коли ви на 100% упевнені, що ваша відповідь призначена для всіх у списку одержувачів, ви повинні скористатися опцією "Відповісти всім".
10. Правильно використовуйте поля Cc та Bcc
Поряд з полем "До" поля " Cc " та " Bcc " - це те, про що знає кожен, хто коли-небудь мав електронний лист. Але навіть після цього більшість людей використовують їх неправильно. Нижче наведено дані про те, що вони є, і коли вони повинні бути використані :
- Копія: Стійка для вуглецевої копії. Якщо є декілька одержувачів, на які потрібно надіслати повідомлення електронної пошти, але не хочуть, щоб вони знали, що це повідомлення "просто" для них, введіть свої адреси електронної пошти в цьому полі. Кожен одержувач може бачити адреси електронної пошти інших користувачів у полі Cc.
- Ск: коротке для сліпого вуглецевого копіювання. Якщо є декілька одержувачів, яким потрібно надіслати електронний лист, але бажаєте, щоб вони бачили себе як єдиних одержувачів електронної пошти, введіть їхні адреси електронної пошти в цьому полі. Кожен одержувач у полі Bcc може бачити лише свою адресу електронної пошти, а не інші. Цей варіант краще підходить для конфіденційності.
11. Відповідайте на повідомлення електронної пошти своєчасно
Враховуючи, скільки електронних листів ми отримуємо щодня, практично неможливо відразу відповісти на них. Однак, навіть якщо електронна пошта трохи низька для вашого пріоритету, ви повинні спробувати відповісти на нього своєчасно . Як правило, це має бути протягом 24-48 годин після отримання електронного листа. І якщо ви не зможете відповісти на повідомлення електронної пошти протягом деякого часу (наприклад, через перерву), скористайтеся функцією автовідповідача або автовідповідачем, що має більшість служб електронної пошти.
12. Правильно відформатуйте повідомлення перед пересиланням
Як тільки кнопка "Вперед" буде натиснута на повідомлення електронної пошти, все повідомлення (включаючи будь-які зображення, невідповідний текст тощо) може бути здивовано відхилене праворуч і вставлене в порожній електронний лист, так що ви можете ввести ідентифікатори електронних листів одержувачів і надсилати їх. Це не тільки змінює форматування оригінальної електронної пошти, але й вводить багато білого простору та додаткових символів (>) у пересланий фрагмент електронної пошти, що, в свою чергу, робить електронний лист майже нечитаним.
Щоб відсортувати його, слід правильно відформатувати переслану електронну пошту, коли вона вбудована в порожнє повідомлення електронної пошти . Це включає видалення додаткового білого простору, а також позбавлення від додаткових символів, порожніх рядків і подібних речей.
Використовуйте електронну пошту так, як вона призначена для використання
Оскільки це є основним засобом комунікації в сучасному світі, пов'язаному з Інтернетом, надзвичайно важливо, щоб електронна пошта використовувалася відповідно до відповідних правил, що включає в себе все, від того, як ви вітаєте одержувачів, до стилю шрифту, який ви обираєте. І вищезазначені етикети допоможуть вам зробити це саме так, таким чином зробивши загальний кращий і продуктивний досвід електронної пошти. Отже, спробуйте їх, і дайте нам знати Ваших фаворитів у коментарях нижче.
